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Le attestazioni di stato civile non devono riportare annotazioni sulle adozioni - 8 novembre 2012

 

Registro dei provvedimenti
n. 329 dell'8 novembre 2012

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

NELLA riunione odierna, in presenza del dott. Antonello Soro, presidente, della dott.ssa Augusta Iannini, vicepresidente, della dott.ssa Giovanna Bianchi Clerici e della prof.ssa Licia Califano, componenti, e del dott. Giuseppe Busia, segretario generale;

VISTO il Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lg. 30 giugno 2003, n. 196, di seguito "Codice");

VISTA la nota con cui il Difensore civico della Provincia di Arezzo (prot. n. 185/FB del 23 luglio 2012 e prot. n. 374/FB del 14 novembre 2011), nel prospettare "il blocco del trattamento ove lo stesso risultasse illecito", ha chiesto chiarimenti in ordine:

- alla legittimità della condotta tenuta dal Comune di Firenze, che nel 2005 avrebbe rilasciato "copia integrale dell'atto di nascita  … con l'annotazione dell'adozione" riguardante il sig. XY ad un legale il quale, privo di delega, ne aveva fatto "apparente richiesta motivata dalla necessità di avviare una "causa civile per motivi successori"" per conto della sig.ra HJ e della sig.ra KW;

-  all'applicabilità al caso di specie della vigente disciplina sul diritto del minore a una famiglia in quanto "il sig. XY è stato adottato nel 1957, in base ad un regime, quello dell'adozione ordinaria, allora regolato dall'art. 291 c.c. e in teoria diverso rispetto a quello dettato dalla legge 184/1983";

VISTA la nota con cui il Difensore civico della Toscana (prot. n. 2303/12.VII.6 n. 2 del 2 maggio 2012), nel sottoporre la medesima questione sopra rappresentata a questa Autorità, ha precisato che il Comune di Firenze ha rilasciato il suddetto atto nell'anno 2005 "nella piena vigenza della L. 184/1983" e che, pertanto, nel caso in esame non ha alcuna rilevanza "la circostanza che l'adozione de qua sia stata pronunciata nel 1957";

VISTA la nota dell'Ufficio con la quale è stato chiesto al Comune di Firenze di fornire ogni informazione utile alla valutazione del caso, avuto riguardo agli specifici limiti introdotti dalla normativa di settore in materia di adozione (prot. n. 21590/46939 del 24 agosto 2012);

VISTA la nota con la quale il Direttore dei Servizi Demografici presso il Comune di Firenze (prot. n. 0121483 del 20 settembre 2012), nel fornire riscontro, ha rappresentato che, "Il fatto risale al 2005 ... tutta la documentazione ufficiale è stata a suo tempo trasmessa alla Procura della Repubblica di Firenze dove pende a detta del responsabile della P.O. Stato civile dell'epoca, dott. Danilo Lombardi, un procedimento nei suoi confronti per violazione della riservatezza dei dati e/o del segreto d'ufficio, nonché una causa civile in merito … Sostanzialmente fu considerato prevalente l'art. 177 del D.Lgs. 196/03, visto che le richiedenti nipoti di KK non avevano altro modo di far valere i propri diritti di eredi, essendo a conoscenza che XY era figlio adottivo di JJi ma non della moglie di questo, KK … attualmente i dati del XY sono trattati secondo normativa e non vi è pericolo di ulteriori contenziosi in merito";

VISTA, altresì, la nota con la quale il responsabile pro tempore della posizione organizzativa Stato civile presso il Comune di Firenze (prot. n. 0119316 del 17 settembre 2012) -nel riferire al suddetto Direttore dei Servizi Demografici - ha precisato, a sua volta, che "L'art. 177 del DLgs. 196 dispone che "il rilascio degli atti dello stato civile di cui all'art. 107 del decreto del Presidente della Repubblica 3 Novembre 2000, n. 396 (fra i quali si annoverano gli estratti degli atti di nascita-copia integrale) è consentito solo … su motivata istanza comprovante l'interesse personale e concreto del richiedente a fini di tutela di una situazione giuridicamente rilevante ... il legale giustificava tale richiesta con la motivazione "necessaria di avviare una causa successoria". Tale motivazione è stata ritenuta dall'Ufficio perfettamente in linea con la previsione normativa in quanto "comprovante l'interesse personale e concreto del richiedente a fini di tutela di una situazione giuridicamente rilevante"";

RITENUTO condivisibile l'orientamento espresso dal Difensore civico della Toscana nella citata nota del 2012 in base al quale il trattamento in questione, segnatamente l'operazione di comunicazione a terzi dei dati relativi all'adozione del sig. XY tramite il rilascio dell'estratto dell'atto di nascita per copia integrale, effettuato dal Comune di Firenze nell'anno 2005, deve essere valutato alla luce delle specifiche disposizioni di settore vigenti in tale periodo in materia di stato civile (d.P.R. 3 novembre 2000, n. 396) e di adozione (legge 4 maggio 1983, n. 184), nonostante il provvedimento giudiziario con cui è stata pronunciata l'adozione dell'interessato sia stato pronunciato nell'anno 1957 in costanza di un diverso quadro normativo;

VISTO che il trattamento dei dati personali deve essere effettuato nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell'interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all'identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali (art. 2, comma 1, Codice);

CONSIDERATO che la questione in esame concerne il rilascio da parte di un comune di un'attestazione dello stato civile riferita ad un adottato a soggetti privati diversi dall'interessato e che tale flusso di dati personali configura, ai sensi del Codice, una comunicazione da parte di un soggetto pubblico a soggetti privati, operazione ammessa unicamente quando è prevista da una norma di legge o di regolamento (art. 19, comma 3, Codice);

CONSIDERATO, in particolare, che il Comune di Firenze ha rilasciato nel 2005 l'estratto dell'atto di nascita per copia integrale riguardante il sig. XY, recante l'annotazione riguardante il provvedimento giudiziario che pronuncia l'adozione, al legale della sig.ra HJ e della sig.ra KW;

VISTO che gli estratti degli atti dello stato civile rilasciati per riassunto riportano "le indicazioni contenute nell'atto stesso e nelle relative annotazioni. Se nell'atto sono state fatte annotazioni o apportate rettificazioni o correzioni che modificano o integrano il testo dell'atto, l'estratto è formato avuto riguardo alle annotazioni e alle rettificazioni o correzioni tralasciando qualsiasi riferimento a quelle parti dell'atto modificate o integrate in base alle annotazioni o rettificazioni o correzioni medesime" (art. 106 d.P.R. n. 396/2000 citato);

VISTO che "gli estratti degli atti dello stato civile possono essere rilasciati dall'ufficiale dello stato civile per copia integrale soltanto quando ne è fatta espressa richiesta da chi vi ha interesse e il rilascio non è vietato dalla legge" e che i medesimi devono contenere "le singole annotazioni che si trovano sull'atto originale" (art. 107, commi 1 e 2, lett. b), d.P.R. n. 396/2000 citato);

VISTO, inoltre, che il rilascio degli estratti degli atti dello stato civile per copia integrale "è consentito solo ai soggetti cui l'atto si riferisce, oppure su motivata istanza comprovante l'interesse personale e concreto del richiedente a fini di tutela di una situazione giuridicamente rilevante, ovvero decorsi settanta anni dalla formazione dell'atto" (art. 177, comma 3, del Codice);

VISTO che sono fatte salve "le disposizioni di legge e di regolamento che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di taluni dati personali" (art. 184, comma 3, Codice);

VISTO che "qualunque attestazione di stato civile riferita all'adottato deve essere rilasciata con la sola indicazione del nuovo cognome e con l'esclusione di qualsiasi riferimento alla paternità e alla maternità del minore e dell'annotazione" riguardante la sentenza definitiva che pronuncia l'adozione (artt. 26, comma 4, e 28, comma 2, legge n. 184/1983 citata);

VISTO che "l'ufficiale di stato civile, l'ufficiale di anagrafe … autorità o pubblico ufficio debbono rifiutarsi di fornire notizie, informazioni, certificazioni, estratti o copie dai quali possa comunque risultare il rapporto di adozione, salvo autorizzazione espressa dell'autorità giudiziaria" (art. 28, comma 3, legge n. 184/1983 citata);

VISTO, inoltre, che:

- "chiunque essendone a conoscenza in ragione del proprio ufficio fornisce qualsiasi notizia atta a rintracciare un minore nei cui confronti sia stata pronunciata adozione o rivela in qualsiasi modo notizie circa lo stato di figlio legittimo per adozione è punito con la reclusione fino a sei mesi o con la multa da euro 103 a euro 1.032" (art. 73, comma 1, legge n. 184/1983 citata);

- "se il fatto è commesso da un pubblico ufficiale o da un incaricato di pubblico servizio, si applica la pena della reclusione da sei mesi a tre anni" (art. 73, comma 2, legge n. 184/1983 citata);

TENUTO CONTO che il Ministero dell'interno ha fornito taluni chiarimenti interpretativi in ordine alla materia dello stato civile e dell'adozione evidenziando che "per quanto riguarda la materia delle adozioni, l'art. 73 della legge 4 maggio 1983, n. 184 prevede sanzioni penali a carico di "chiunque essendone a conoscenza in ragione del proprio ufficio fornisce qualsiasi notizia atta a rintracciare un minore nei cui confronti sia stata pronunciata adozione o rivela in qualsiasi modo notizie circa lo stato di figlio legittimo per adozione". Tale disposizione rafforza quanto stabilito all'art. 28, commi 2 e 3, della medesima legge, come modificata dalla legge 28.3.2001, n. 149 che vieta anche all'ufficiale di stato civile di fornire notizie, informazioni, certificazioni, estratti o copie dai quali possa comunque risultare il rapporto di adozione, salvo autorizzazione espressa dell'autorità giudiziaria. Non è necessaria l'autorizzazione qualora la richiesta provenga da altro ufficiale di stato civile, per verificare se sussistano impedimenti matrimoniali" (v. par. 3.1.2., "Il Regolamento dello Stato Civile: guida all'applicazione - Massimario per l'ufficiale di stato civile", Ministero dell'interno, edizione 2011);

CONSIDERATO che, sulla base delle disposizioni suesposte, il rilascio da parte del Comune di Firenze al legale della sig.ra HJ e della sig.ra KW dell'estratto dell'atto di nascita per copia integrale relativo al sig. XY, recante l'annotazione del provvedimento di adozione che lo riguarda, configura una comunicazione dei dati personali illecita in quanto non conforme alle citate norme di settore vigenti (artt. 11, comma 1, lett. a), e 19, comma 3, Codice; legge n. 184/1983 citata);

CONSIDERATO altresì che, alla luce delle medesime disposizioni sopra richiamate, i dati personali relativi al provvedimento di adozione riguardante il sig. XY contenuti nell'estratto dell'atto di nascita rilasciato per copia integrale, acquisiti in conseguenza della predetta comunicazione illecita effettuata dal Comune di Firenze dalla sig.ra HJ e dalla sig.ra KW per il tramite del loro legale, non possono essere utilizzati (art. 11, comma 2, Codice);

VISTO che il Garante ha il compito di prescrivere, anche d'ufficio, le misure necessarie o opportune al fine di rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti (artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c), Codice);

RILEVATA la necessità di prescrivere al Comune di Firenze, ai sensi dei citati artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c), del Codice, di fornire al personale di stato civile istruzioni affinché qualunque attestazione di stato civile riferita all'adottato sia rilasciata con la sola indicazione del nuovo cognome e con l'esclusione di qualsiasi riferimento alla paternità e alla maternità del minore e dell'annotazione riguardante la sentenza definitiva che pronuncia l'adozione, salvo autorizzazione espressa dell'autorità giudiziaria (artt. 26, comma 4, e 28, commi 2 e 3, legge 4 maggio 1983, n. 184);

VISTO, inoltre, che il Garante ha il compito di vietare anche d'ufficio il trattamento illecito o non corretto dei dati o disporne il blocco, nonché di adottare, altresì, gli altri provvedimenti previsti dalla disciplina applicabile al trattamento di dati personali (artt. 143, comma 1, lett. c), e 154, comma 1, lett. d), Codice);

RILEVATA la necessità di vietare alla sig.ra HJ e alla sig.ra KW, ai sensi dei citati artt. 143, comma 1, lett. c), e 154, comma 1, lett. d), del Codice, l'ulteriore utilizzo dei dati personali riguardanti il sig. XY contenuti nell'estratto dell'atto di nascita rilasciato per copia integrale dal Comune di Firenze –nella parte in cui reca l'annotazione del provvedimento giudiziario di adozione- in ragione dell'inutilizzabilità dei dati personali sopradescritti derivante dall'illecita comunicazione da parte del predetto Comune accertata nel presente provvedimento (art. 11, comma 2, del Codice);

VISTO che la validità, l'efficacia e l'utilizzabilità di atti, documenti e provvedimenti nell'eventuale procedimento giudiziario basati sul trattamento di dati personali non conforme a disposizioni di legge o di regolamento restano disciplinate dalle pertinenti disposizioni processuali nella materia civile e penale (art. 160, comma 6, del Codice);

VISTO, altresì, che resta impregiudicata la facoltà per gli interessati di far valere i propri diritti in sede civile, ove ne ricorrano i presupposti, in relazione alla condotta illecita accertata con specifico riguardo agli eventuali profili di danno (art. 15 del Codice);

VISTO che, salvo che il fatto costituisca più grave reato, chiunque, al fine di trarne per sé o per altri profitto o di recare ad altri un danno, procede al trattamento di dati personali in violazione di quanto disposto, tra gli altri, dall'art. 19 del Codice, è punito, se dal fatto deriva nocumento, con la reclusione da sei a diciotto mesi o, se il fatto consiste nella comunicazione o diffusione, con la reclusione da sei a ventiquattro mesi (art. 167, comma 1, Codice);

VISTO che il Garante è tenuto a denunciare i fatti configurabili come reati perseguibili d'ufficio, dei quali viene a conoscenza nell'esercizio o a causa delle funzioni (art. 154, comma 1, lett. i), del Codice);

RILEVATA quindi la necessità di trasmettere gli atti e copia del presente provvedimento all'autorità giudiziaria per le valutazioni di competenza in ordine agli illeciti penali che riterrà eventualmente configurabili in relazione alla fattispecie di cui all'art. 167, comma 1, del Codice, nonché per la violazione dell'art. 73, commi 1 e 2, della legge n. 184/1983 citata;

TENUTO CONTO che, ai sensi dell'art. 170 del Codice, chiunque essendovi tenuto non osserva il presente provvedimento è punito con la reclusione da tre mesi e due anni e che ai sensi dell'art. 162, comma 2-ter del Codice, in caso di inosservanza del medesimo provvedimento, è altresì applicata in sede amministrativa, in ogni caso, la sanzione del pagamento di una somma da trentamila a centottantamila euro;

VISTA la documentazione in atti;

VISTE le osservazioni dell'Ufficio, formulate dal segretario generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 del 28 giugno 2000;

Relatore il dott. Antonello Soro;

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

ritenuto illecito il trattamento dei dati effettuato dal Comune di Firenze –che ha rilasciato nel 2005 l'estratto dell'atto di nascita per copia integrale riguardante il sig. XY, recante l'annotazione riguardante il provvedimento giudiziario che pronuncia l'adozione, al legale della sig.ra HJ e della sig.ra KW- nei termini indicati in premessa:

1) prescrive, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. b), e 154, comma 1, lett. c), del Codice, al Comune di Firenze di fornire al personale di stato civile istruzioni affinché qualunque attestazione di stato civile riferita all'adottato sia rilasciata con la sola indicazione del nuovo cognome e con l'esclusione di qualsiasi riferimento alla paternità e alla maternità del minore e dell'annotazione riguardante la sentenza definitiva che pronuncia l'adozione, salvo autorizzazione espressa dell'autorità giudiziaria;

2) vieta, ai sensi degli artt. 143, comma 1, lett. c), e 154, comma 1, lett. d), del Codice, alla sig.ra HJ e alla sig.ra KW l'ulteriore utilizzo dei dati personali riguardanti il sig. XY contenuti nell'estratto dell'atto di nascita rilasciato per copia integrale dal Comune di Firenze -nella parte in cui reca l'annotazione del provvedimento giudiziario di adozione- in ragione dell'inutilizzabilità dei dati personali sopradescritti derivante dall'illecita comunicazione da parte del predetto Comune accertata nel presente provvedimento (art. 11, comma 2, del Codice).

Dispone la trasmissione degli atti e di copia del presente provvedimento all'autorità giudiziaria per le valutazioni di competenza in ordine agli illeciti penali che riterrà eventualmente configurabili in relazione alla fattispecie di cui all'art. 167, comma 1, del Codice, nonché per la violazione dell'art. 73, commi 1 e 2, della legge 4 maggio 1983, n. 184.

Ai sensi degli artt. 152 del Codice e 10 del d.lg. n. 150/2011 avverso il presente provvedimento può essere proposta opposizione all'autorità giudiziaria ordinaria, con ricorso depositato al tribunale ordinario del luogo ove ha la residenza il titolare del trattamento dei dati, entro il termine di trenta giorni dalla data di comunicazione del provvedimento stesso, ovvero di sessanta giorni se il ricorrente risiede all'estero.

Roma, 8 novembre 2012

IL PRESIDENTE
Soro

IL RELATORE
Soro

IL SEGRETARIO GENERALE
Busia
 

Fonte Garante Privacy

 
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